¿Cómo planificar las láminas para una conferencia?

Por Miguel Mileo | Formadores de ALTO IMPACTO

planificar láminas para una conferencia

Recuerdo como si fuera ayer mi primera vez como oyente en un evento de actualización profesional, año 2001.

Era un joven estudiante universitario maravillado con las proyecciones de power point que se dejaban ver en una gran pantalla de aquel inolvidable auditorio de la Universidad Simón Bolívar (Caracas – Venezuela).

Como en cualquier encuentro de esta índole, había conferencistas regulares, otros muy proclives a bostezar y algunos sumamente magnéticos e inolvidables.

A partir de ese día y no podía ser de otra manera, noté la importancia y la potencia que le puede dar a un discurso, un conjunto de láminas inteligentemente organizadas y diseñadas.

Y es que aquel día, viendo mis primeras conferencias en un evento técnico, noté como los buenos oradores comunicaban ideas de forma espectacular cuando se apoyaban adecuadamente en sus láminas.

Eso me pareció fascinante.

Mientras tanto, aquellos que mostraban láminas con imágenes de baja calidad o muy cargadas de texto, perdían por completo la atención del público.

El día de hoy, mas de diecisiete años después y habiendo dictado una buena cantidad de conferencias, te quiero plantear una serie de errores que solemos cometer a la hora de planificar las láminas para una conferencia.

ERROR 1: Olvidar que tu eres el protagonista y las láminas un apoyo. 


Desde un principio debes asimilar que lo principal eres tú.

Para enfrentar al público en una conferencia de 45 minutos o una hora, debes tener una preparación previa referida a la temática que vas a tratar, eso es vital.

Si descuidas la preparación, no hay software para presentaciones ni pantalla de veinte metros metros que pueda salvarte y convertir el mensaje en algo atractivo.

Si vas a dar una conferencia, desde un principio debes asimilar que lo principal eres TÚ 

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El protagonista eres tú, por eso el insumo principal es tu conocimiento, tu entusiasmo por la temática y tu creciente pasión a la hora de comunicar.

Sin ese conjunto de elementos no hay mucho para hablar sobre láminas, es como tener una hermosa bicicleta sin saber manejarla, los tropiezos no se harán esperar, aunque los colores de la bici sean espectaculares.

Sin un puñado de ideas bien preparadas y ensayadas prepárate para caminar por el borde de un despeñadero (Es frecuente ver gente caerse).

¿Cómo saber si estoy listo?

Si te sientes en capacidad de dar la conferencia sin láminas, transmitiendo las ideas pilares de forma sencilla y dando a entender las nociones esenciales de forma certera… ¡Estás en onda!

Supongamos que hay una falla eléctrica... ¿Puedes continuar de forma resumida tu presentación?

¡Felicidades!

Allí es que podemos pasar a los apoyos visuales, como power point , prezi o cualquier otra herramienta.

Si no estás preparado, dar una conferencia es un acto de osadía, que en algunos casos se paga muy caro.

ERROR 2: Que el público tenga un "Déjà vu"con tus láminas...


Seguramente te ha sucedido que al ver las láminas de algún conferencista experimentas una especie de "Déjà vu" (Sensación de que ya se ha vivido esa experiencia)

Y unos minutos después caes en cuenta que es el mismo estilo de lámina que usaste el semestre pasado para presentar alguna asignación oral en la universidad.

He notado como muchos profesionales que se presentan a dar conferencias utilizan estilos de lámina muy “populares”

¿Qué tiene esto de malo?

Algunos pensarán que para eso fueron creadas las láminas de power point, para escoger lo que más nos guste y construir nuestras presentaciones.

Yo no estoy tan seguro de eso, sobre todo si te estas iniciando como conferencista y menos seguro estoy si se trata de lograr alto impacto.

Las láminas deben ser un elemento para diferenciarnos, la conexión con el público es algo complejo, más inconsciente que consciente.

Por eso es importante que te distingas, porque sin siquiera estar consciente el público pierde el interés por pequeños detalles que el orador no toma en consideración por inexperiencia.

Un juego de láminas con efecto "Déjà vu" , puede transmitir al público que eres más de lo mismo, nada especial…

Mira este ejemplo de lámina y fuente generador de efecto "Déjà vu"

planificar las laminas para una conferencia

Es evidente que esta lamina "Popular" no genera DIFERENCIACIÓN.

¡Cuidado! No quiere decir que sea cierto lo de "nada especial", puedes tener cualidades extraordinarias pero unas láminas con estilo “popular” pueden perjudicarte más de lo que piensas.

¿Qué puedes hacer para distinguirte por tus láminas?

Una vez más, no quiero que me mal entiendas.

En ocasiones el conferencista busca tanto diferenciarse que sus láminas se convierten en una distracción total, en una especie de árbol de navidad estridente.

No caigas en eso, te recomiendo la tendencia a lo SIMPLE.

Simple pero diferente, con estilo propio. Es muy conveniente transmitir a la audiencia que tienes un juego de láminas que nadie más usa.

Eliminando por completo el efecto "Déjà vu". 

ERROR 3: Utilizar láminas diseñadas para AULAS de CLASES.


Hay muchos conferencistas inexpertos que no logran diferenciar entre dar una CLASE DE AULA y dar una CONFERENCIA.

Debería resultar obvio que no es igual interactuar con 30 participantes en un aula a dar un discurso para 1000 almas en un auditorio.

Se dice muy fácil, hay que estar allí y sentir un desperfecto estomacal cuando varios centenares de personas tienen su mirada sobre ti.

Por eso quiero orientarte para que tus láminas sean el apoyo idóneo según la cantidad de oyentes, en este caso para una conferencia.

Debes cuidarte de no jugar el mismo juego que en un aula de clases, sencillamente no funciona y vas a perder la conexión sagrada con el público.

¿Cuáles son las diferencias?

Cuando trabajo en aula de clases puedo compartir muchísima información, cualquier cantidad de datos, leer y releer el mismo párrafo cuantas veces sea necesario.

Del mismo modo, puedo compartir directamente con los participantes, pedirles opinión, responder consultas de forma inmediata, iniciar debates y en general hacer muy nutritivo el encuentro.

Si en esa misma aula me dispongo a proyectar láminas, puedo agregar la información que crea necesaria y hacer énfasis en mis explicaciones de forma mucho más detallada.

Se puede impartir clases en aula de forma muy efectiva con una gran cantidad de láminas (Si la temática da para eso)

Posiblemente mis alumnos tengan material impreso o descargado en sus portátiles, que vaya de la mano con la presentación y todo será mucho más fluido.

¿Qué ocurre en el Auditorio?

El Auditorio es otro mundo…

En el Auditorio durante 45 minutos, con una audiencia de cientos de personas es imposible transmitir toda la información que uno desea. Y aquí es donde algunos cometen errores que se pagan con el desánimo del público.

Es un precio sumamente alto.

Si vas a dar una conferencia para cientos o miles de personas debes tener claro que no te puedes comportar como en un aula de clases.

También te recomiendo leer: "Cómo dar clases más DINÁMICAS"

Aquí debes buscar transmitir ideas muy certeras…

¡MUCHO CUIDADO! En una conferencia de 45 minutos o una hora no puedes plantearte transmitir 30 ideas certeras y esenciales, tendrán que ser mucho menos.

Estas ideas específicas y esenciales son las que yo llamo “IDEAS PILARES”

Si revisas el significado de la palabra “pilar” encontraras que se refiere a las bases que sostienen una edificación.

Piensa que tu conferencia es un edificio, ese edificio tiene PILARES que lo mantienen en pie.

Las ideas pilares son aquellas que deben generar en tu audiencia un aprendizaje inmediato, el reforzamiento de creencias o la motivación a tomar acciones.

Si tu conferencia fue exitosa el espectador recordará las ideas pilares de forma rápida una vez que hayas terminado.

¡Habrás tenido impacto!

EJEMPLO

Supongamos que tienes que dar una Conferencia sobre la buena alimentación y cómo diseñar un estilo de vida saludable.

Estos son ejemplos de ideas pilares asumiendo que la audiencia tiene poco o ningún conocimiento en el área:

1. Establecer la Clasificación de alimentos por MACRONUTRIENTES

2. Definir el comportamiento de CARBOHIDRATOS simples y complejos.

3. Plantear combinaciones de alimentos en cada una de las comidas (Desayuno, almuerzo y cena)

4. Realzar los beneficios de una adecuada hidratación y el ejercicio frecuente.

Al final de la conferencia, si hice mi trabajo de forma efectiva, la audiencia tendría que memorizar muy fácilmente que un trozo de carne se considera PROTEÍNA.

Es de alta importancia conocer previamente el “Perfil de la Audiencia”, esto te permitirá estar al tanto de los conocimientos previos e intereses del público.

Cada vez que tengo el gusto de hablar en público me documento muy bien sobre los intereses y el perfil de mi audiencia.

Esto debe tener una influencia directa en el planteamiento de mis ideas pilar.

Tip

Si el trozo de carne forma parte de una anécdota en un restaurante donde yo soy el protagonista, la idea pilar se hace más difícil de olvidar.


Igualmente, van a recordar los horarios recomendados para consumir carbohidratos y como configurar una comida de forma balanceada.

Del mismo modo, tendrán muy presente que tomar mucha agua mejora su función renal y que el ejercicio estabiliza la presión arterial.

Recuerda, estas brindando aprendizaje, reforzando creencias (Sin querer desmintiendo otras) y haciendo llamados a la acción.

¿Cómo reforzar estas IDEAS PILAR?

Es evidente que cada idea pilar debe venir aderezada con elementos persuasivos, imágenes atractivas, evidencia científica (En el ejemplo planteado es esencial) y sobre todo con recomendaciones que conduzcan a la acción.

Tip

No es lo mismo hablar vagamente de enfermedades cardiovasculares, que mostrar estadísticas de la Organización Mundial de la Salud. Esto apalanca la credibilidad de tu mensaje.

Una conferencia es tomar años de experiencia e investigación para convertirlos en un breve resumen que a su vez contiene ideas pilares memorizables y recomendaciones desprendidas de cada idea.

Y si cada idea pilar la transmites asociada a una emoción el resultado es sencillamente extraordinario.

¿Cómo arruinar esta conferencia?

Esta conferencia se va por el retrete cuando el facilitador se presenta con 100 láminas.

Plantea definiciones extensas, mucho texto con letra pequeña y para colmo de males ese mismo texto es leído palabra por palabra.

Y si a eso le agregas un diseño de lámina con efecto "Déjà vu" te puedes preparar para dormir una siesta.

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Debemos convertir la conferencia en contenido que sea fácil de digerir y con láminas más potables que el agua mineral.

No cometas el error de planificar una conferencia como una clase de aula.

Son ecosistemas diferentes, en la conferencia vete con ideas específicas.

Plantea fundamentos que refuercen creencias mediante evidencias tangibles y sugiere acciones a seguir a partir de dichas ideas.

Involucra emociones con cada idea pilar. 

Si lo haces de forma adecuada buena parte del auditorio implementará las acciones recomendadas y habrás tenido éxito.

Todo esto bajo un profundo sentido de la ética.

El poder de la buena oratoria es colosal y la historia lo ha demostrado.

ERROR 4: Sensación de láminas intrusas...


Si te vas con 100 láminas de texto para 45 minutos posiblemente vas a estar atropellándote durante todo el encuentro.

El equipo logístico seguramente te llamará la atención porque estas fuera de tiempo y tendrás que pasar rápidamente algunas láminas, al mismo tiempo que te conviertes en un manojo de nervios.

Como es complicado familiarizarse con una secuencia de 100 láminas posiblemente haya algunas que te sorprendan o que ni siquiera recordabas que existían.

¿Qué significa láminas intrusas?

Haz un poco de memoria y recordaras alguna conferencia en la que el facilitador estaba muy concentrado en una idea en particular y al pasar la lámina apareció algo que no esperaba.

Ante la presencia de la lámina intrusa el facilitador balbucea algo como: “Ah bien, esto también es importante, pero continuo con lo que estaba”

Dependiendo de la experiencia del conferencista la lámina intrusa puede pasar desapercibida para el público, pero es frecuente que sea un elemento distractor.

Con esto quiero ser categórico, en un encuentro de 45 minutos, donde invertiste tiempo previamente en planificar las láminas para una conferencia, NO PUEDEN EXISTIR LÁMINAS INTRUSAS.

También te recomiendo leer: "5 Claves para iniciar una CONFERENCIA"

Si tengo mis ideas pilares bien definidas, planteadas en una cantidad razonable de láminas no tienen por qué haber este tipo de descuidos.

Evidentemente si hay también una cantidad mínima de ensayo previo.

La existencia de láminas intrusas y no lidiar bien con ellas rompen la contundencia de lo que venias argumentando.

No necesitas ese tipo de obstáculos entre tus ideas y la audiencia.

CONSEJO DE ORO


Si quieres generar IMPACTO con tu mensaje debes crear el efecto opuesto. 

Serás TÚ el "intruso" que sorprenda a la lámina.

Un speaker de alto impacto SABE PERFECTAMENTE cual es la siguiente lámina, efecto o transición en puntos estratégicos de la presentación. Siendo así, hace comentarios que ablandan el terreno antes de pulsar el botón en su apuntador.

A esto le llamo “Halar la lámina” y quedará de manifiesto que tienes plena seguridad y manejo de la temática.

¿Resultado?

Las ideas pilar y recomendaciones aterrizan perfectamente en tu audiencia, la confianza en el orador refuerza el mensaje porque irradia toneladas de confianza.

¡Así que mejora ese conteo de láminas!  Define muy bien tus ideas pilares y ensaya tu conferencia "halando láminas"

ERROR 5: Olvidar la "Experiencia del oyente" al planificar las láminas para una conferencia.


Una vez más te invito a hacer memoria.

Seguramente has presenciado alguna conferencia en la que no tienes ni la más mínima idea de cuanto le falta al orador para finalizar.

Se siente un poco de angustia y la angustia causa incomodidad en un auditorio.

La incomodidad viene dada de pensamientos como “Dios mío yo pensé que ya se estaba despidiendo y ahora colocó ese gráfico gigante”

La incomodidad puede afectar negativamente la contundencia del mensaje. Tus ideas pilares posiblemente se diluyeron hace media hora y agotaste a buena parte de la audiencia.

¿Cómo mejorar la experiencia de oyente?

Cada vez que vayas a dar una conferencia cerciórate que la audiencia sepa qué nivel de avance tienes en tu discurso.

¡Es obvio que esto no lo puedes hacer verbalmente!

Por esa razón, la misma presentación debe marcar el nivel de avance. Lo que te quiero decir es que debe ser fácil de reconocer si estas en un 25%, 50% o 75% de tu presentación.

Esto fomenta la comodidad de la audiencia y mejora con creces la experiencia del oyente.

Independientemente de que tu participación resulte tediosa o interesante, sentir el nivel de avance le dará comodidad a tu audiencia.

Descubre 6 Errores comunes a la hora de preparar las láminas para una CONFERENCIA  

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Podrás ocasionar pensamientos como “Excelente trabajo, lástima que ya vaya a terminar” y otros del tipo “Gracias a Dios que está por terminar, me estoy durmiendo”

Fíjate que aun en el peor de los casos, la experiencia del oyente será mejor que el catastrófico pensamiento: “Dios mío yo pensé que ya se estaba despidiendo y ahora colocó ese cuadro gigante”

Este tipo de estrategia hace que el oyente tenga una sensación de control sobre tu participación y eso no es nada despreciable si de generar tranquilidad en el público se trata.

¿Cómo hacerlo?

Puedes titular o estructurar tu presentación en “Claves”, “Pasos”, “Estrategias” o algún termino que la temática te permita.

Si continuo con el ejemplo podría llamar mi conferencia: “8 Claves para llevar un estilo de vida saludable”

Y no quiero que te confundas, puedo mantener las CUATRO ideas pilar como parte de mi mensaje, pero estructurar el contenido de la conferencia en OCHO CLAVES.

Cuando estés desarrollando la “Clave 7 – El agua es VIDA”, el oyente no tendrá que ser astrólogo para saber que te queda poco tiempo. 

Recuerda, es solo una estrategia, no quiero que sientas que me estoy metiendo indebidamente con el titulo de tu conferencia, se puede lograr el objetivo con cualquier título.

Otra estrategia

Puedes irte con algo más rudimentario, pero aún más efectivo.

El conteo de láminas. Esto quiere decir que cada lámina (O solo algunas) deben tener un número asignado y evidentemente el total de láminas de la presentación.

Puede ser bajo la siguiente nomenclatura “2 de 24” o “2/24”

Te puede parecer muy poco estético, pero cumple a cabalidad con el propósito. Puedes usar este esquema solo en cierto tipo de láminas, rara vez en todas.

Obviamente esta identificación será muy discreta, quizás en alguna esquina de la lámina como se muestra en la imagen de mi conferencia “Me gradué… ¿Ahora qué hago con mi vida?”:

(La flecha no aparece en la lámina original) 

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Acá lo importante es que la audiencia tenga una idea tangible del nivel de avance de tu participación.

Uso mucho esta estrategia cuando soy quien cierra la jornada, por más interesante que sea mi mensaje, si el público ha visto 8 conferencias previas siempre agradecerán el “estar en control” de tu conferencia.

Con eso logramos comodidad, mejoramos la experiencia del oyente y reforzamos el mensaje.

ERROR 6: Transiciones agresivas y efectos innecesarios. 


Otro error que noto frecuentemente es recargar excesivamente las láminas.

Transiciones agresivas y repetitivas agotan y distraen a la audiencia.

Es absurdo que el texto de cada lámina aparezca con un efecto de remolino (Anticuado por demás)… ¡No lo hagas!

Recuerda que las láminas son solo APOYO

Una vez más te debo recordar que el protagonista eres tú, el protagonista es el orador. Si quieres adornar algo que sea el discurso.

Esto lo logras haciendo un poco de Storytelling y haciendo repasos de las ideas pilares planteadas hasta el momento, esto lo puedes haces con láminas resumen.

La presentación no debe sobreestimular al público.

Recuerdo cuando se puso de moda "Prezi", todos esos acercamientos y alejamientos me parecían fascinantes.

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El tema es que si los pones en manos equivocadas, fácilmente y sin intención llevas a la audiencia a un ataque de nauseas por mareos.

Si las transiciones son muy agresivas y sin pausas adecuadas el efecto en la audiencia es no menos que desastroso.

Utiliza con mesura estos efectos y transiciones.

En una ocasión utilicé un juego de láminas de canva.com para una conferencia y el resultado fue muy bueno, con CERO TRANSICIONES y EFECTOS.

Prueba con lo que te sientas más cómodo.

Conclusiones.


El propósito de cualquier speaker de alto impacto es dejar huella.

Eso suena SENSACIONAL pero no es tarea fácil, lo cierto es que cada presentación nos dota de experiencias que nos hacen mejorar las próximas.

A diez años de mi primera presentación, me gusta ir mas allá y dar conferencias sin láminas, utilizando muchos otros recursos para potenciar mis ideas pilares.

Y en otras, me gusta sacar provecho de mi apoyo idóneo, las láminas...

Pero no te imaginas cuantas veces cometí errores, cuantas láminas mal planteadas y cuantos ajustes presentación tras presentación en mis primeros años.

Si estas en plena formación no cometas los mismos errores, no pierdas el protagonismo para dárselo a un software, tampoco utilices un estilo de lámina “popular” que no te diferencie.

No te presentes con la misma estructura con que das clases en AULA ni pretendas transmitir gran cantidad de información en 45 minutos, no dejes de establecer y planificar tus ideas pilares.

Construye y ensaya tu conferencia con menos cantidad de material, el ensayo evitará las láminas intrusas y permitirá que seas TU quien sorprenda a la lámina.

Evita estos errores en tu próxima conferencia y me comentas que tal te fue…

¡Éxitos!

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Acerca del Autor

EMPRENDEDOR del CONOCIMIENTO, creador de la filosofía FORMADOR RADICAL y quien pretende servir de GUÍA en un proceso de transformación que te permita crear un proyecto ESCALABLE a partir de la enseñanza. OFF LINE soy solo un profesor que da CONFERENCIAS de ALTO IMPACTO...

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(2) comments

Jahir Antonio Forero Orcasita 22/06/2018

Excelente!!! pondré en “play” cada recomendación y consejo. Muchas Gracias.

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