4 Tips para organizar eventos PRESENCIALES

Por Miguel Mileo | Formadores de ALTO IMPACTO

organizar eventos presenciales como formador

Finalmente has tomado la decisión, tienes experiencia o mayor conocimiento que la persona común de tu sector y te sientes en capacidad de organizar algún tipo de curso o seminario presencial.

Cuando haces las cuentas con calculadora en mano te das cuenta que puede ser rentable y que estarás de lo mejor organizando un curso de estos con la mayor frecuencia posible

Y no solo cada semana, ¡En las principales ciudades de tu país!

No está mal...pero detén por un momento la fabrica de sueños y ahondemos en ciertos elementos operativos.

El asunto es que no sabes por donde empezar y aunque hay mucho potencial en ese emprendimiento, sin darte cuenta,  todo se puede convertir en una pesadilla logística o en un triste evento con solo tres entradas vendidas.

En esta ocasión quiero traerte 4 poderosas recomendaciones para que formen parte de tu esquema a la hora de organizar eventos presenciales como formador.

Pues bien, como EMPRENDEDOR DEL CONOCIMIENTO debes atender la planificación y desarrollo de tus eventos presenciales con gran cuidado.  

¡Vamos con la proteína!

Tip 1: Contrata un website para vender las entradas 


No me canso de repetir que estamos viviendo en la era de la información y de la inmediatez.

Todo es para ayer...

Los usuarios en Internet quieren rapidez en los procesos y cuando se trata de pagar por adiestramiento quieren seriedad y credibilidad.

Un proveedor web para la VENTA de entradas te ahorra tiempo y evita riesgos innecesarios para tu MARCA PERSONAL

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Por esa razón, uno de los detalles que debes cuidar es el proceso para vender entradas, acá no deben existir errores ni novatadas.

Es posible que mientras más atractivo sea el temario más interés va a despertar. 

Pero interés no necesariamente se traduce en VENTAS, los potenciales participantes van a prestar especial atención al procedimiento.

Cuando el mencionado procedimiento se efectúa mediante una página dedicada especialmente a esa labor, los interesados tienen en frente la posibilidad de inscribirse de forma rápida y segura.

Esto favorece la intención de compra por parte del interesado. 

¿Es muy costoso?

Cada entrada vendida genera una comisión para el proveedor del servicio.

Pero a la hora de organizar eventos presenciales como formador es un precio bajo si lo comparas con el manejo de validaciones bancarias (O de procesadores de pago en internet) y posteriores confirmaciones.

Del mismo modo, hay imprevistos,  participantes que insisten en que ya pagaron la entrada y no reciben la confirmación, entre otras situaciones que pueden abrumarte si no cuentas con el apoyo necesario.

En ocasiones es agotador y te distraerá de tu principal propósito, que es cautivar a ese grupo de personas, conducirlos a tu comunidad digital y fidelizarlos a tu marca personal.

Si optas por hacerlo por tu cuenta...

Si piensas que lo puedes tener todo controlado, que en efecto puedes, te recomiendo hacer el mejor de los esfuerzos por tener un procedimiento esquematizado.

Quizás un taller para 20 participantes en un salón rentado no ocasiona un gran sacrificio de logística, pero 60 almas, aunque no lo parezca es otra cosa…

El gran reto acá es mantener informado al participante sobre el estatus de su pago, cuando se efectúan pagos y se llena un formulario de Google Docs, método tradicionalmente usado por Formadores que emprenden en el negocio presencial, la gente espera validaciones y notificaciones rápidas.

 No esperes que el participante se comunique contigo como organizador, sé tu quien notifica, valida y confirma.

Y cuando afirmo “Sé tú”, me refiero a alguien de tu equipo que se encuentre especialmente encargado de esa gestión.

En este caso la experiencia de usuario debe ser esplendida, recuerda que pones en juego tu marca con cualquier retraso, descuido o maltrato a algún participante confundido. 

CONSEJO DE ORO

Para las imágenes promocionales de tu evento contrata a un diseñador o crea imágenes con herramientas como canva.com . ¡No improvises con esto! 

Es muy fácil lucir poco profesional con un diseño mediocre. No vayas en contra de tu MARCA PERSONAL, mantén un estilo HOMOGÉNEO en cuanto a COLORES y FUENTES DE TEXTO.

Por esa razón recomiendo tener un proveedor de servicios para esto, sobre todo si estas empezando, dado que genera mayor credibilidad y evita que sin estar preparado para asumir ese tipo de logística, termines cometiendo errores capitales.

El monto de la comisión no es más que un costo, al aumentar el precio de ventas regresas al nivel de rentabilidad deseado y el punto de equilibrio no se mueve considerablemente.

Acá en Estados Unidos se usa mucho Evenbrite para este tipo de gestión, desde grandes espectáculos teatrales hasta talleres pequeños de formadores que están emprendiendo con sus conocimientos.

Funciona de maravilla y vale la pena a la hora de satisfacer las expectativas de los potenciales participantes en cuanto a confianza.  

Tip 2: Puesta a PUNTO y detalles técnicos  


El tiempo que vas a ahorrar en la gestión de pagos, validaciones y confirmaciones, se lo vas a dedicar de forma obsesiva a elementos como la puntualidad, la calidad de la proyección y sonido, además del kit del participante.

A eso llamo PUESTA A PUNTO...

El día del evento todo debe funcionar con la mayor eficiencia y a tiempo.

45 Minutos ANTES

Cuando eres organizador y a la vez el encargado de ejecutar un paquete de adiestramiento en calidad de formador, hay muchos detalles que tienes en la cabeza.

Son tantos, que posiblemente no estés atento a lo que realmente importa.  

Y uno de los pilares fundamentales para una jornada exitosa es que el establecimiento se encuentre en optimas condiciones para el momento en que se ofreció iniciar según la publicidad.

Incluso media hora o 45 minutos antes...

No sabes lo que puede predisponer de forma negativa a tus participantes y comprometer tu marca personal, cuando llegan al sitio puntualmente con elevadas expectativas y lo primero que logran visualizar es un par de técnicos probando el sonido, o probando la proyección en pantalla.

¡Es terrible!

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Y lo peor es que de lo más común…

Una vez que abras las puertas, todo debe formar parte de esa PUESTA A PUNTO…fondo musical, proyección en pantalla, decoración, un par de personas con gestiones de protocolo dando instrucciones sencillas a los participantes.

¡Todo!

El trabajo de puesta a punto no empieza ese mismo día, si el evento inicia a las 9 de la mañana, por ejemplo, para el organizador inicia la noche anterior como mínimo.

Me sorprende que los formadores que emprenden en la organización de eventos presenciales no sean rigurosos con esto, todo lo contrario y eso es preocupante.

Dado que este tipo de experiencia de audiencia mejora marca personal, relaja a los oyentes y es parte de un inicio efectivo para el formador.

De ahora en adelante cada vez que organices un curso, taller o seminario, obsesiónate con esto, a la hora ofrecida, todo tiene que estar listo…absolutamente todo.

Se dice fácil, no lo es… pero ese tiene que ser el propósito.

Proyección

Debes ser muy exigente con esto.

No contrates al primero que aparezca. O a tu cuñado, que no es muy profesional pero es buena gente...

Muchas veces un excelente contenido no se aprovecha al máximo por detalles como estos.

Si vas en serio con tu proyecto debes plantearte adquirir progresivamente tus equipos, esto te hará tener más control.

CONSEJO DE ORO

No publiques a DIARIO en redes sociales la promoción del evento. Tus seguidores en esas plataformas buscan contenido y datos interesantes, no ser atosigados a diario con la promoción de un evento al que no pueden o no quieren asistir. 

Por cada promoción de tu evento tienen que haber tres o cuatro publicaciones con contenido.

Debes pagar CAMPAÑAS segmentadas en Facebook / Instagram y podrás tener mejores resultados. 

Pero mientras eso ocurre sé lo mas exigente que puedas.

Hay espacios donde este tipo de equipamiento se incluyen en la renta del local, eso te hace ganar tiempo.

Pero verifica los equipos con antelación, haz pruebas, esto es vital para que tu público se sienta cómodo.

Nada peor que una proyección borrosa producto de un equipo desgastado.

La calidad de un proyector no puede validarse el mismo día... sencillamente NO.

Sonido

Lo mismo ocurre con el sonido, en el caso de que vayas a usar micrófono, haz las pruebas correspondientes, si el equipo es inalámbrico lleva baterías de repuesto.

No dependas al 100% de un prestador de servicio que podría ser deficiente.

Verifica que hay micrófonos adicionales para sesiones de preguntas (De aplicar).

En general busca que tu audiencia se encuentre muy cómoda con su entorno.

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Una vez más es increíble la inobservancia de algunos formadores con respecto a estos detalles, piensan que su mensaje es lo único que cuenta… pero se equivocan rotundamente.

El mensaje no llega de forma certera si el participante está incómodo.

Y si el participante está incomodo… difícilmente regresará o recomendará tus paquetes de adiestramiento.

Hay excepciones, pero no corras riesgos.

Kit del Participante

Forma parte del CHECK IN o de la validación de inscripción, muchas veces es simbólico.

Es algo que recibe el participante al incorporarse al evento. Frecuentemente una carpeta con material referido al curso y material POP.

Hay quienes usan bolsas ecológicas con publicidad alegórica a su marca.

Lo que decidas, relacionado con tu actividad y con tu sector debe estar listo a tiempo.

No se si has asistido a encuentros donde estos kits se agotan y empieza la pesadilla

¡Cuidado!

Tip 3: Descargas desde el PRIMER MINUTO 


Esta recomendación es muy poderosa y bien recibida por la audiencia.

El participante siempre quiere poseer todo el material usado por el formador, sus laminas y demás recursos involucrados.

Es CLAVE que el participante disponga de todo el material antes de finalizar el encuentro... 

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Si estamos hablando de eventos pagados no tendrías motivos para condicionar el acceso a esa información.

El tema es que muchas veces el asunto se maneja de la siguiente manera:

“Toda la información será enviada a sus correos electrónicos”

Mas allá de ser un poco rudimentario el esquema, muchas veces no se cumple, dejando un mal sabor de boca en los participantes, y una lesión en tu marca personal.

¿Qué te recomiendo?

Al momento de efectuar el CHECK IN de los participantes, estos ya deberían tener acceso a todo el material.

Ruta de ÉXITO...

Cuando la gente de protocolo entregue el kit del participante al primer individuo, le menciona que ya todo el material se encuentra disponible en un enlace o en una carpeta de Dropbox y le facilita la dirección.

También se puede planificar una campaña de email para que justo a la hora de inicio del evento le llegue dicho vinculo al participante en su bandeja de entrada.

El equipo de logística (Posiblemente tus dos hermanas) le comentan al participante esta novedad.

También es muy atractivo si se sube el material a la sección de archivos de la página web por donde se vendieron las entradas (En caso de que ofrezca esa posibilidad).

El participante caminará asombrado hasta el salón, hurgando en el kit y entrará a un espacio climatizado, con música de fondo adecuada y la proyección lista para arrancar.

Inmediatamente chequeará en su teléfono celular el vinculo y conseguirá varias carpetas esquematizadas con el material... ¡Dios! va a sentir que eres diferente, que eres extraordinario.

Irónicamente ni siquiera te han visto y ya eres extraordinario o extraordinaria.

¿Crees que esto tenga impacto en la opinión que tendrán sobre el evento al finalizar?

¿Crees que querrán regresar?

¿Crees que te recomendaran?

Las respuestas son un rotundo SI, es más, estarán mucho más ávidos de recibir tu mensaje lo cual te allana el terreno para que hagas lo que tienes que hacer…

Ya luego tus habilidades como formador y tu atuendo se encargaran de confirmarlo.

Tip 4: CUIDADO con el "Coffee Break"  


Voy con un tema que puede resultar controversial.

Lo referido a los coffee break, ciertos descansos que se toman cuando el encuentro es un poco extenso, medio día o día completo.

El organizador busca entonces la manera de complacer a su audiencia con distintas opciones gastronómicas que hagan del respectivo descanso una experiencia más agradable.

Eso no está mal… pero en ocasiones tarda mucho más de lo que tiene que tardar.

45 minutos en uno de estos break es para mi un crimen.

BLOG FORMADOR RADICAL

Y te voy a explicar mi argumento, un evento presencial involucra que personas estén físicamente en el mismo lugar, personas con muchas ocupaciones, agendas limitadas y que afuera son esperadas por un sinfín de tareas a medio hacer.

Lo mismo para el formador…

Siendo así, es imperdonable que se inviertan 45 minutos o una hora de tiempo tan valioso en un desayuno, lo peor, es que al final de la jornada posiblemente hizo falta tiempo para cubrir ciertos temas puntuales.

Tiempo VALIOSO

Un encuentro presencial es para sacarle el JUGO, y para eso justamente se hace el esfuerzo de arrancar a la hora ofrecida.

¿Cuál es mi recomendación en este sentido?

Reduce considerablemente el fulano coffee break, a unos 15 minutos, o sencillamente suprímelo.

Has leído bien, SUPRIMIRLO...

Es muy común en ciertos eventos que la gente comenté: “Me aburrí un montón, pero la comida estaba excelente”

Y tu eres un formador, no prestas servicio de restaurante. Y entiendo que forma parte de toda la experiencia, pero ten mucho cuidado en no prestar mas atención a esto que a otros detalles que si tienen que ver con tu negocio de forma directa.

Mi esquema de MEDIO DÍA

En los últimos tiempos desarrollé un esquema presencial que me favoreció muchísimo.

Talleres matutinos, toda la mañana, desde las 8:30 am o 9:00 am, hasta medio día. Y decidí hacerlo sin ningún tipo de break, eso sí, café, té, jugos, infusiones o agua sin limite. 

Solo hidratación.

A este esquema le llamaba irónicamente “Pura Proteína”… porque el contenido se transmitía de forma muy completa y eso es lo que la gente iba a buscar, el coffee break me robaba prácticamente un 25% del tiempo y eso es inaceptable en una mañana. 

Lo nutritivo entonces es el conocimiento y no un humeante desayuno que despoje al participante de 45 minutos de contenido. 

Recuerda, enseñar por placer...

Lo que realmente IMPORTA 


Debes ser capaz de mantener al publico atento durante esa cantidad de tiempo y que la mañana vuele.  

Allí es donde tu rol como formador debe tomar mucha fuerza y para eso justamente es que la gente asiste a tus cursos o seminarios.

Desarrolla talleres, cursos o clases dinámicas

Así que mucho cuidado con prestarle mas atención al desayuno que a lo que es realmente importante.   

Lo importante, lo vital y trascendental es deslumbrar con tu estilo y tus conocimientos, enlazar con tus estrategias on line y divertirte en el proceso. 

¡Mucho Éxito en tu rol de organizador/formador!

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Acerca del Autor

EMPRENDEDOR del CONOCIMIENTO, creador de la filosofía FORMADOR RADICAL y quien pretende servir de GUÍA en un proceso de transformación que te permita crear un proyecto ESCALABLE a partir de la enseñanza. OFF LINE soy solo un profesor que da CONFERENCIAS de ALTO IMPACTO...

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